Postup certifikácie manažérskych systémov má tieto základné fázy:
- Komunikácia so zákazníkom – overenie dokladov resp. preskúmanie požiadaviek v zmysle normy STN EN 17021 - obdržanie žiadosti o certifikáciu, spracovanie a zaslanie konkrétnej ponuky, podpis zmluvy o certifikácii systému so zákazníkom, dohodnutie predcertifikačného resp. certifikačného auditu
- Príprava auditu – prebieha v intenciách zmluvne dohodnutých podmienok. Vedúci certifikačného orgánu ELBACERT® (ďalej len ELBACERT® ) vymenuje vedúceho audítora a ostatných členov audítorského tímu a zašle zákazníkovi uvedené na schválenie
- Spracovanie programu auditu - vedúci audítor si vyžiada zaslanie dokumentácie manažérskeho systému zákazníka potrebnej k príprave na auditu a na základe známych informácií spracuje program auditu, ktorý zasiela zákazníkovi na schválenie
- Výkon auditu (úvodný certifikačný audit, dozorný audit, recertifikačný audit, mimoriadny audit, dodatočný audit)
a) Úvodný certifikačný audit
Cieľom úvodného dvojetapového certifikačného auditu je podrobné overenie zhody zavedeného SMK s požiadavkami príslušnej normy.
Prvá etapa úvodného certifikačného auditu je zameraná na auditovanie dokumentácie systému manažérstva zákazníka, preskúmanie podmienok lokality zákazníka, jeho chápania požiadaviek normy. Posudzuje sa, či sa plánujú a vykonávajú interné audity, preskúmanie manažmentom a či úroveň implementácie systému manažérstva vytvára predpoklady, že zákazník je pripravený na druhú etapu auditu. Na základe dokumentovaných zistení sa potvrdí/upraví program druhej etapy auditu. Prvá etapa môže/nemusí byť vykonávaná na mieste u zákazníka. V prípade, že sa koná na mieste je postup rovnaký ako uvádza vývojový diagram pre druhú etapu.
Druhá etapa úvodného certifikačného auditu – jej účelom je zhodnotiť zavedenie systému manažérstva klienta vrátane jeho efektívnosti v celkom rozsahu a v súlade s príslušnou normou na mieste u posudzovaného zákazníka.
b) Dozorný audit
V rámci dozorného auditu sa preverujú vybrané časti manažérskeho systému zákazníka, pričom dôraz sa kladie najmä na preskúmanie činností prijatých vzhľadom k nezhodám zisteným pri predchádzajúcom audite, vybavovanie sťažností, preskúmanie akýchkoľvek zmien, používanie značiek a/alebo akýchkoľvek odvolávok na certifikáciu, celkové hodnotenie efektívnosti manažérskeho systému a jeho udržiavanie (interné audity a preskúmanie manažmentom). Dozorný audit sa vykonáva na mieste u klienta, pričom postup tohoto auditu na mieste je obdobný ako je v horeuvedenom vývojovom diagrame. Celkovo sú v rámci 3-ročného cyklu konané 2 dozorné audity
c) Recertifikačný audit
Po troch rokoch od úvodnej certifikácie sa vykonáva tzv. recertifikačný audit, ktorého cieľom je preveriť celkovú efektívnosť manažérskeho systému s ohľadom na interné a externé zmeny, jeho pokračujúcu významnosť a aplikovateľnosť na predmet certifikácie, preukázaný záväzok udržiavať efektívnosť a zlepšovanie systému manažérstva v celom rozsahu normy.
d) Mimoriadny audit
V prípade obdržania sťažnosti, môže ELBACERT® vykonať mimoriadny audit s cieľom preskúmať opodstatnenosť sťažnosti alebo vykonať mimoriadny audit ako reakciu na zmeny, prenos certifikácie alebo ako pokračovanie certifikácie u klientov s pozastavenou činnosťou.
e) Dodatočný audit
V prípade, ak je potrebné preveriť efektívnu nápravu a nápravné činnosti, vykoná ELBACERT® dodatočný celkový audit, dodatočný obmedzený audit so zameraním na preverenie realizácie nápravných činností.
- Ukončenie a hodnotenie auditu - Na základe výsledkov auditu vedúci ELBACERT® preverí závery vedúceho audítora uvedené v zázname zo záverečného stretnutia a následne spracovanej správe – protokole z auditu. Na základe uvedeného rozhodne o udelení, prípadne neudelení certifikátu (o ponechaní, pozastavení, odobratí certifikátu v prípade konania dozorného, mimoriadneho alebo dodatočného auditu).
